Procédure d'accueil des personnes en situation de handicap

Deux référents handicap assurent les mêmes missions, pour qu'un interlocuteur soit toujours disponible : Manon Cournac et Anthony Hua. Chaque demande est suivie de bout en bout par le premier référent disponible.

Vous pouvez exprimer un besoin à tout moment : lors de votre inscription (case « Besoin d'aménagement ? »), avant la formation ou pendant celle-ci.

Cette procédure décrit comment APTEED informe, accueille, accompagne et forme les personnes en situation de handicap, afin de leur garantir un accès équitable à ses prestations. Elle s'applique à toutes les modalités de formation : présentiel, classe virtuelle, e-learning, programmes intégrés et séjours-formation Apteed Voyages. Elle s'applique également aux formateurs et prestataires intervenant pour le compte d'APTEED.

• Loi n° 2005-102 du 11 février 2005 pour l'égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées.
• Référentiel National Qualité (Qualiopi) : indicateurs 1, 4, 9, 10, 17, 19, 21 et 26.
• Règlement général sur la protection des données (RGPD).
• Documents liés : désignation des référents (DOC-HAND-01), fiche d'aménagements individuels (FA-HAND-01), registre des demandes (REG-HAND-01).

Chaque étape est conduite par le référent disponible.

1. Information (en continu) : fiches formation, site, catalogues, livret d'accueil — rubrique accessibilité avec les contacts des référents.
2. Recueil de la demande (dès réception) : question « besoin d'aménagement » dans le formulaire d'inscription, contact spontané, ou signalement d'un formateur ou d'un financeur.
3. Premier contact (sous 72 h ouvrées) : accusé de réception et proposition d'un entretien, par téléphone ou en visio.
4. Entretien d'analyse (avant la session) : analyse des besoins au regard de la formation choisie — accès, rythme, supports, communication, outils, évaluations. Aucun diagnostic n'est demandé.
5. Étude de faisabilité (idéalement 10 jours ouvrés avant la session) : étude pédagogique et logistique ; mobilisation des partenaires si nécessaire (RHF Agefiph, Cap emploi, MDPH, associations).
6. Décision et formalisation (avant la session) : aménagements validés avec la personne et signés. Si un aménagement est impossible : réponse écrite motivée et proposition d'alternative (autre modalité, autre session, orientation vers un partenaire).
7. Mise en œuvre (au plus tard 5 jours avant) : information du formateur sur les aménagements — et non sur la situation —, avec l'accord de l'apprenant. Préparation de la salle, des supports, de la plateforme et des évaluations.
8. Suivi et bilan (pendant et en fin de session) : point avec l'apprenant pendant la formation si besoin ; bilan de fin de formation et ajustements éventuels.
9. Traçabilité et amélioration (clôture et bilan annuel) : mise à jour du registre, archivage, intégration des enseignements au bilan annuel et à l'amélioration continue.

• Inscription tardive : les référents mettent en place les aménagements réalisables avant la session et proposent, si nécessaire, une session ultérieure permettant un accompagnement complet.
• Besoin apparu en cours de formation : le formateur informe immédiatement les référents, qui reprennent la procédure à l'étape 3.
• Classe virtuelle et e-learning : vérification de la compatibilité des outils (lecteur d'écran, zoom, sous-titrage, navigation au clavier), allongement possible des délais d'accès aux modules et des temps d'évaluation.
• Séjours Apteed Voyages : étude spécifique de l'accessibilité du transport, de l'hébergement, de la salle et des activités annexes, avant toute confirmation d'inscription. L'information communiquée à la personne repose uniquement sur des éléments vérifiés auprès des prestataires.
• Aménagement impossible : réponse écrite et motivée, proposition d'alternatives et orientation vers un partenaire. La demande reste tracée dans le registre.

• Aucun diagnostic, compte rendu médical ou justificatif n'est demandé. Seuls les besoins de compensation sont recueillis.
• Les fiches d'aménagements sont conservées dans un espace à accès restreint aux deux référents.
• Le formateur ne reçoit que la liste des aménagements à appliquer, avec l'accord écrit de l'apprenant.
• Conservation pendant la durée de la formation, puis trois ans au maximum à des fins de preuve qualité, avant destruction.

Vous pouvez exercer vos droits d'accès, de rectification et d'effacement auprès de handicap@apteed.fr.

Pour chaque lieu utilisé (locaux d'APTEED, salles louées en région, lieux des séjours-formation), une fiche d'accessibilité est établie avant la première session : accès de plain-pied ou ascenseur, sanitaires adaptés, stationnement, desserte en transports, configuration de la salle. Pour les salles louées, l'attestation ou le registre public d'accessibilité de l'établissement est demandé et archivé.

Chaque formateur ou prestataire reçoit, avec son livret formateur, une fiche de sensibilisation décrivant la procédure, son rôle et les coordonnées des référents. Les contrats de prestation précisent l'engagement du prestataire à appliquer les aménagements définis par les référents et à respecter la confidentialité.

• Le questionnaire de satisfaction comporte une question sur la qualité de l'accueil et des aménagements.
• Un bilan annuel est établi par les référents : nombre de demandes, aménagements mis en place, refus et motifs, retours des apprenants, actions d'amélioration.
• L'accessibilité fait partie de l'analyse des risques qualité de l'organisme.